Onze klanten ontkomen er niet aan om het "nieuwe werken" in meer of mindere mate in hun organisatie te implementeren. Het aantal werkplekkern wordt beperkt, waardoor medewerkers geen vast bureau op kantoor meer hebben. De beschikbare kastruimte per medewerker wordt minder. Maar medewerkers hebben hun persoonlijke en werkgerelateerde documenten nodig om hun werk goed te kunnen uitoefenen. Bovendien moet er door de open werkruimtes op een andere manier om worden gegaan met betrouwbare documentatie. Daarom willen onze klanten deze documentatie digitaal beschikbaar maken.

Snel en betrouwbaar

Uiteraard moet het digitaliseren van deze documenten geen tijdrovend proces worden, waar onze klanten veel tijd en energie aan kwijt zijn. Bovendien willen zij er zeker van zijn dat de documenten vertrouwelijk behandeld worden. Service Point biedt vanaf nu hiervoor de oplossing!

Precies zoals u het wilt

Wij kunnen de scan apparatuur en benodigde medewerkers leveren om op locatie vna de klant gedurende een bepaalde periode fysieke documenten te scannen. Onze klant ontvangt van de scans een pdf, precies opgeslagen en gearchiveerd op de manier zoals zij he willen. Alles is mogelijk.

Ook aan de toekomst gedacht

Wij bieden een online scan2email oplossing. Hiermee print onze klant de eigen indexbladen en stuurt de te scannen documenten naar ons op. Vervolgens ontvangt de klant de documenten retour als searchable pdf of opgeslagen in onze SP Search oplossing. Bij gebruik van scan2email zijn onze klanten daarom ook in de toekomst zeker van een minimale hoeveelheid benodigde kastruimte.

Het proces van scanning

Klanten kunnen kiezen voor het gedeeltelijk of volledig uitbesteden van het scanproces. Voor ieder onderdeel van het proces kan er worden besluiten deze in eigen beheer te doen, of aan ons uit te besteden. Wij kunnen dit precies op maat uitvoeren. Op locatie van de klant óf op één van onze locaties.

• Fulfilment: De documenten worden voor scanning klaar gemaakt. Zo zullen wij de barcodes voor het indexeren printen, hechtmateriaal verwijderen en indien nodig documenten herstellen.
• Scanning: Er wordt door onze medewerker met onze apparatuur op locatie van de klant gescand naar de gewenste index- en betandsstructuur. Indien gewenst kunnen de bestanden doorzoekbaar worden gemaakt.
• Aflevering: De klant ontvangt de documenten digitaal retour in pdf bestanden die optioneel zoekbaar zijn op tekst en/of de aangegeven indexering. Levering is mogelijk op alle denkbare manieren.
• Vernietiging of retourneren: Na het scannen ontvangt de klant de documenten retour of wij kunnen deze op een veilige manier vernietigen of opslaan.