DCM Awards: Categorie Case Management
Klant: Special Tribunal for Lebanon (STL)
Leverancier: EMC

Het Special Tribunal for Lebanon (STL) is gevestigd in Leidschendam en houdt zich bezig met het gerechtelijk onderzoek naar aanleiding van de terroristische aanslag op 14 februari 2005 in Beiroet. Daarbij zijn 23 mensen omgekomen, onder wie de voormalige premier van Libanon Rafiq Hariri. Het verzoek voor dat onderzoek - en de mogelijk daaruit voortvloeiende vervolging - kwam van de regering van Libanon aan de Verenigde Naties en resulteerde uiteindelijk in 2009 in de start van een internationaal tribunaal, met ook een vestiging in Beiroet en het huis van bewaring in Scheveningen opgenomen in het communicatienetwerk. Een elektronisch case management systeem gebaseerd op het aanwezige e-Tools met EMC's Documentum en xCP leidt het informatieproces in goede banen. And digital justice is done...

Dat rechtszaken gepaard gaan met de uitwisseling van veel informatie die voor de rechterlijke macht, de verdediging en de aanklagers beschikbaar moet worden gesteld, is bij eenieder wel bekend. In het geval van een internationaal tribunaal, zoals het Special Tribunal for Lebanon (STL), wordt de zaak nog complexer. Er is veel informatie in meerdere talen beschikbaar die over en weer moet worden vertaald en met verschillende vertrouwelijkheidsniveaus, maar altijd met strenge restricties rond veiligheid. Er zijn veel stakeholders (betrokkenen) in het juridische proces: naast de verschillende rechtskamers zijn er onder meer vertegenwoordigers van de slachtoffers, er is een administratieve en managementondersteuning in de vorm van de Court Management Services Section, er is een Language Service Section voor de vertalingen en ga zo maar door. Een complexe omgeving, die langs meerdere processen bereikbaar en bewerkbaar moet zijn. Kortom, een echte omgeving voor adequaat case management. En dat is wat het STL samen met EMC heeft gerealiseerd in de Documentum-omgeving.

De STL Chief of Court Management Services: ‘Het onderwerp van dit onderzoek is terrorisme, dus alles is met de groots mogelijke beveiliging omgeven, zoals je zelf hebt gemerkt toen je aankwam. Zowel binnen als buiten de kantoren, zowel waar het mensen aangaat als waar het informatie betreft, alles wordt beveiligd en gecontroleerd. Het onderzoek staat bovendien behoorlijk onder tijdsdruk in verband met juridische procedures en deadlines, en er is een grote (internationale) belangstelling voor de voortgang en de resultaten. Een bijzondere omgeving derhalve die vraagt om een oplossing voor bijzondere problematiek, zeker gezien het feit dat het Documentum platform, ondanks dat het een off-the-shelf solution is, wel dient te moeten worden geconfigureerd in volledige overeenstemming met het strikt juridisch vastgestelde reglement van orde en bewijs (rules of procedures and evidence).'

De STL Chief Information Officer: ‘Het gaat om een complexe, internationale en beveiligde omgeving, waarbij alle informatie en communicatie wordt gecontroleerd en moet worden ingepast in de juridische protocollen. De eis van de deelnemers in dit tribunaal was dat we een volledige ‘Court of Justice'-omgeving moesten creëren met alles erop en eraan wat betreft (internationale) procedures, autorisaties, termijnbewaking, procesmanagement etc. Het bleek al snel dat we behoorlijke pioniers waren op dit gebied. Er zijn meerdere tribunalen, maar desondanks is de aanpak steeds net even anders geweest. Daar konden we echter wel weer ons voordeel mee doen. Wij wilden een omgeving creëren, waarbij de informatie en de processen zoveel mogelijk digitaal en (semi-)geautomatiseerd konden verwerkt en worden afgehandeld. Het gaat daarbij om grote aantallen en uiteenlopende documenten. Ook omdat officiële documenten in Engels, Frans en Arabisch beschikbaar moeten zijn. Bijkomende eis was dat de oplossing die we zochten voor case management en document- en contentmanagement naadloos moest integreren met onze bestaande E-Tools omgeving. Dat is een juridische workflow-omgeving waarin specifieke juridische protocollen, termijnen en acties gekoppeld worden om ervoor te zorgen dat geen deadlines worden overschreden. Bovendien wilden we een zoveel mogelijk ‘standaard' oplossing, dus geen maatwerk. Dat zou alleen maar problemen geven in de toekomst. Toen bleek de keuze ineens heel beperkt.'

Eén geïntegreerd platform
EMC's Documentum xCP bleek het dichtst bij alle doelstellingen van STL in de buurt te komen. De STL Chief of Procurement en mede-budgetbewaker: ‘Documentum xCP is een geïntegreerd platform om dynamisch case management te koppelen aan documentcreatie en -management. Eerdere ervaringen leerden ons dat het belangrijk was om strategisch te investeren in ICT en zoveel mogelijk marktstandaarden te gebruiken. Qua kosten en complexiteit bij de implementatie lag het dus niet voor de hand om maatwerk in te zetten, hoe bijzonder deze omgeving ook is. We moesten voor deze oplossing zoveel mogelijk uitgaan van wat beschikbaar was in de markt.' Daar kwam nog bij dat ook op ‘United Nations'-niveau gesprekken gaande waren met EMC. Het STL staat tenslotte onder toezicht van de UN, zodat de uiteindelijke beslissing snel werd genomen. STL Chief of Procurement: ‘EMC kwam in ieder geval als beste van de shortlist uit de bus, maar die internationale contacten maakten het beeld wel compleet.'

STL Chief information Officer: ‘Het was belangrijk de toepassing zo eenvoudig mogelijk te houden. Geen netwerk aan applicaties die aan elkaar moesten worden gekoppeld. Eén platform met zoveel mogelijk van de processen geautomatiseerd ingeregeld. Dat scheelt in onderhoud en support. Je begrijpt intussen wel, alles staat onder druk binnen STL, ook de budgetten.'

Er is een streng beveiligde portal-werkomgeving ingericht, waarbinnen alle processen rondom de informatievergaring, -creatie, -registratie en -uitwisseling zich afspelen. STL Chief Information Officer: ‘In de kern gaat het om één systeem met één repository, waarin alle documenten en/of andere informatieformaten worden beheerd. Om het proces eenvoudig te schetsen: informatie komt binnen, wordt vastgelegd en (digitaal) geregistreerd, het wordt bewerkt, verwerkt (eventueel vertaald) en vervolgens volgens de juiste procedures en in de juiste formaten doorgestuurd naar de belanghebbenden voor die specifieke informatie. Binnen het proces zijn alle stakeholders toegerust met bepaalde autorisaties, zodat de betrokkenen alleen die informatie kunnen inzien die voor hen is bedoeld. Alle informatie wordt digitaal opgeslagen in een beveiligde omgeving en is elektronisch beschikbaar (als PDF), eventueel in de drie verlangde talen. Het systeem stelt gebruikers in staat om documenten te creëren en te beheren en geeft handvatten om de relaties tussen de uiteenlopende documenten vast te leggen en te beheren. Er zijn zoveel verschillende soorten documenten, uiteenlopend van bewijsmateriaal tot vertalingen en van rechtbankverslagen tot gesproken verklaringen. Geautoriseerde gebruikers kunnen documenten en andere informatie opzoeken in de repository en die inzien, actualiseren en/of linken aan andere informatie. Het hele proces van informatiedeling en -vergaring is zo vele malen efficiënter geworden.'

Tijdwinst en compliancy
Doordat de informatie nu veel sneller en elektronisch beschikbaar is, tot in de rechtszaal aan toe, scheelt het flink in de doorlooptijd. STL Chief of Court Management Services: ‘Veel belangrijker is echter het feit dat we nu volledig compliant zijn in het hele proces. Alles is vastgelegd in procedures en protocollen, die voor een groot deel geautomatiseerd zijn en worden bewaakt door het systeem. Een ander voordeel is dat alle informatie, ook de papieren, nu digitaal beschikbaar wordt gesteld, er is beveiliging van de informatie tot op documentniveau, het faciliteert werken in meerdere talen, het heeft de service naar de ‘afnemers' van de informatie sterk verbeterd en ‘last but not least', er is een volledige en betrouwbare archivering van de weerslag van de processen die plaatsvinden tijdens dit onderzoek.'

Voor de toekomst ziet STL nog een verdere uitbreiding van de activiteiten met EMC's Documentum xCP. STL Chief of Procurement: ‘We denken dat als dit hele implementatietraject volledig is afgerond met alle functionaliteit en uitbreidingen die we nog op het oog hebben, we binnen STL Documentum zeker als de standaard zullen gaan inzetten, ook voor de niet-juridische processen en documenten.'

Printvriendelijke versie: